Kişiler, kuruluşlar ya da kurumlar tarafından hazırlanan ve haber medyaları ile paylaşılan duyuru metinlerine basın bülteni adı verilmektedir. Basın bültenleri genel olarak resmi açıklamalar yapmak, kamuoyu ile duyuruları paylaşmak ya da bir konu hakkında bilgi aktarmak amacıyla hazırlanmaktadır. Bülteni alan haber medyası üyeleri, prosedürlere uygun şekilde paylaşım yapmaktadır. Basın bülteni yayını sona erdiğinde ise çoğunlukla basın toplantısı düzenlenmektedir.
Basın bültenleri, diğer tüm metin türlerinde olduğu gibi kendi kuralları ve özelliklerine sahiptir. Bu özellikleri ise kısaca şu şekilde sıralamak mümkündür:
- Basın bültenlerinin mutlaka kurumlar, şahıslar ya da kuruluşlar tarafından yazılmış olması,
- Çarpıcı ve yaklaşık 5 sözcükten oluşan başlıkların kullanılması,
- Hedef kitleye duyuru yapmak adına bilgilendirici metinlerin hazırlanması,
- Metin formatının başlık, giriş paragrafı ve ardından alt başlıklar şeklinde hazırlanması,
- Giriş paragrafı yazılırken 5N1K ögelerine mutlaka değinilmesi,
- Basın bülteni içerisinde satış ve reklam unsurlarına yer verilmemesi,
- Mümkün oldukça sade bir dilin kullanılması; övgülerden ve süslü anlatımlardan kaçınılması,
- Metin sonunda bülten hakkında iletişim kurulacak kişinin adı, soyadı, telefon numarası ve e-posta adresi gibi bilgilere yer verilmesidir.
Basın Bültenlerinin Türleri Nelerdir?
Basın bültenleri, yazıldığı durum ve olaya bağlı olarak çok sayıda farklı türde yazılabilmektedir. Amaca uygunluğuna göre basın bülteni türlerinin ise kısaca şu şekilde sıralanması mümkündür:
- İki ya da daha fazla sayıdaki şirketin birleştiğini duyurmak için hazırlanan şirket birleştirme bültenleri,
- Şirketlerin kuruluş haberleri ve tarihleri hakkında duyuru yapmak için hazırlanan şirket kuruluş bültenleri,
- Şirketlerin planladıkları ya da başlattıkları sosyal sorumluluk projelerini duyuran sosyal sorumluluk projesi bültenleri,
- Firma etkinlikleri hakkında duyuru yapmak için hazırlanan etkinlik amaçlı bültenler,
- Firmaların lansman etkinliklerini duyurmak için kullandıkları lansman bültenleri,
- Atama ve görev değişimleri hakkında bilgi veren atama bültenleri,
- Araştırma süreçleri hakkında bilgi aktaran araştırma bültenleri,
- Ürünlerin özellikleri hakkında duyuru yapılan ürün bültenleri,
- Yarışmalar ya da çekilişlerin sonuçlarını açıklamak için hazırlanan ödül bültenleri,
- Firmalar ya da üst düzey iş insanlarının yaptıkları yatırımlar hakkında duyuru yapan yatırım bültenleri,
- Firmalar ya da kişilerin hedef kitleye tanıtılması amacıyla yapılan PR amaçlı bültenler,
- Firmaların özel günlerde uygulayacakları kampanyalar, çekilişler ya da çalışma saatleri gibi bilgilerin açıklandığı özel gün bültenleri
Basın bülteni türleri, düzenlenecek etkinliklerin türüne bağlı olarak adlandırılmaktadır. Ancak yazım kuralları, her bülten için aynı geçerliliği korumaktadır.
Basın Bülteni Bölümleri Nelerdir?
Basın bültenleri, temelde 9 farklı bölümden meydana gelmektedir. Ancak bazı durumlarda tüm bölümlere yer verilmesine ihtiyaç duyulmamaktadır. Basın bültenlerini oluşturan tüm bölümlerin ise kısaca şu şekilde sıralanması mümkündür:
- Başlık: Yaklaşık olarak 5 sözcükten oluşan, bilgi verici ve kısa başlıkların kullanılması gerekmektedir. Aynı zamanda ilgi çekici ve amaca uygun sözcük seçimlerinin yapılması gerekmektedir.
- Giriş: Okurların sorularının yanıtlandığı bölümdür. Bu nedenle orta uzunlukta, net ve ilgi çekici şekilde kaleme alınmalıdır. Yazım sırasında mutlaka ne, nasıl, niçin, nerede, ne zaman ve kim sorularına cevap verilmesi gerekmektedir.
- Gelişme: En az 2, en fazla 5 paragraf olacak şekilde kaleme alınması gerekmektedir. İhtiyaç duyulması halinde yapılan araştırmalar, istatistikler, görseller ve rakamlar ile desteklenmelidir.
- Kaynaklar: Gelişme bölümünde kanıt olarak kullanılan bilgilerin elde edildiği kaynakların açıklandığı bölümdür. Bu sayede daha detaylı araştırma yapmak isteyen okurlar, kaynaklara kolayca ulaşabilme fırsatına sahip olmaktadır.
- Ayrıntılar: Basın bülteninin amacı hakkında detaylı bilgilerin aktarıldığı bölümdür. Böylece basın bültenin neden yayınlandığı daha net bir şekilde belirtilmiş olmaktadır. Aynı zamanda basın toplantısı sırasında yöneltilecek olan sorular da çoğunlukla bu bölüm dahilinde hazırlanmaktadır.
- Alıntılar: Basın duyurusunun amacı ile ilintili olan alıntılara yer verilen bölümdür.
- İletişim: Basın bülteni hakkında iletişim kurulma yetkisi verilen kişinin adı, soyadı, unvanı, pozisyonu, telefon numarası ve e-posta adresi gibi bilgilerin yer aldığı bölümdür.
- Hakkımızda: Kişiler, kuruluşlar ya da kurumlar hakkında bilgi verilen bölümdür. Aynı zamanda basın bülteninin son bölümüdür. Bu bölüm sayesinde okurlar, basın bülteni hakkında daha kapsamlı görüşlere sahip olabilmektedir.
Basın bültenleri, çok uzun ya da çok kısa yazılar olmamalıdır. Ayrıca kaynaklar, ayrıntılar ve alıntılar bölümlerinin tümüne gelişme paragraflarında yer verilmelidir. Bu sayede hazırlanan basın bültenleri, ideal uzunluklarını koruyabilmektedir.